Оцифровка документов

Оцифровка документов

Оцифровка документов

Если компания переходит на электронный документооборот, для нее становится актуальной услуга оцифровки. Эта процедура позволяет не только обеспечить сохранность документов, но и отправлять по электронной почте необходимые акты, договора и прочие рабочие бумаги, а также составить архив – доступный, удобный в использовании и очень компактный.

Как происходит процесс оцифровки?

Первое, что необходимо сделать – адаптировать информацию к сканированию. Эта процедура включает в себя несколько стадий:

  • техническая (физическая) подготовка, которая подразумевает проведение разброшюровки, изъятия скоб, скрепок;
  • систематизация материалов, включающая работу с содержанием, а именно – отбор документов по определенным признакам (хронология, вид, структурное подразделение и т.д.).

Оцифровка документов производится в несколько этапов:

  • Сканирование информации с бумажных носителей –как правило, архивные документы воспроизводят в электронном виде или в цветах оригинала, или в черно-белых тонах.
  • Распознавание структуры страниц – проводится при помощи специальных программ.
  • Распознавание текста – очень важная процедура: именно степень распознавания информации определяет ее доступность. В зависимости от типа (оценка состояния исходного текста, его контрастности, размера, размещения объектов на странице) документа устанавливаются определенные настройки программы.
  • Проверка качества распознавания – в документах выявляются нераспознанные знаки и символы, проверяется грамматика, орфография, а также производится общетехническая проверка.
  • Проверка соответствия оцифрованного документа оригиналу – необходимо удостовериться в идентичности стиля оформления, размещения и структурирования информации. В случае, если исправления невозможно выполнить при помощи программ, их вносят вручную.
  • Форматирование и оформление электронного документа. Исходя из пожеланий заказчика оцифрованные документы могут быть структурированы по определенным критериям и сохранены в итоговом варианте.

Оцифровку бумаг в основном производят при помощи потокового, широкоформатного или планшетного сканирования. От выбранного оборудования зависит и скорость выполнения работ. Для сканирования двусторонних документов часто применяют дуплексные сканеры, благодаря которым можно обработать одновременно две стороны листа в один проход. Гораздо большее значение, чем выбор устройства для оцифровки документов, имеют грамотно подобранные технические параметры, значения которых и определяют качество готового электронного документа.



(Следующая статья) →